El precio de contratar modelos o edecanes para un evento no depende de «cuánto cuesta una edecán», sino de cinco cosas: cuántas personas necesitas, cuántas horas reales trabajan, qué funciones cumplen, qué perfil piden y qué pasa con las imágenes que se tomen. Dos eventos «de ocho horas» pueden cotizarse muy distinto. Por eso una agencia seria no te da un número sin hacerte preguntas, y una cotización completa debe decirte, línea por línea, qué estás pagando.
¿Qué debe incluir una cotización de edecanes o modelos?
Antes de comparar cifras entre agencias, comprueba que todas incluyan lo mismo. Una cotización comparable lleva, como mínimo:
- Cuántas personas y con qué perfil: número, funciones y requisitos (idioma, experiencia, vestimenta).
- Jornada: fecha, horario de llegada y de salida, descansos y qué horas cuentan como pagadas.
- Honorarios: por persona y por jornada, y cómo se cobra el tiempo extra si el evento se alarga.
- Vestuario: quién lo pone y quién lo cuida o lo repone.
- Traslados y alimentos: si el evento está lejos o la jornada es larga.
- Uso de imagen: si las fotos o el video del equipo se van a difundir, dónde y por cuánto tiempo.
- Condiciones de cambio o cancelación: qué pasa si el evento se mueve o si una persona no puede asistir.
- Impuestos: si los montos ya los incluyen o se suman después.
Si algo de esto no aparece, pregúntalo antes de aceptar. Lo que no está escrito es lo que genera discusiones el día del evento.
¿Qué hace que el precio cambie?
Las horas reales, no las del programa
Un congreso que abre puertas a las 9:00 puede requerir al equipo desde las 7:30 para el briefing y el montaje, y hasta después del cierre. La jornada que se cotiza es la que el equipo está presente, no la que figura en la invitación.
Las funciones
Entregar gafetes en un registro no exige lo mismo que atender un módulo con producto técnico, dar indicaciones en un recinto grande o presentar una dinámica ante el público. Entre más preparación o responsabilidad pide la función, más pesa en el precio. Por eso describe lo que hará cada persona, no solo «necesito cuatro edecanes».
El perfil que pides
Un idioma adicional, experiencia en eventos similares o un requisito específico de imagen reducen el grupo de personas disponibles. No es mala idea pedirlos si de verdad los necesitas; lo que conviene es pedirlos con intención, no «por si acaso».
El día, la hora y la anticipación
Un sábado por la noche o una madrugada se cotizan distinto que un martes por la mañana. Y una solicitud con tres días de margen deja pocas opciones; con varias semanas puedes elegir mejor entre perfiles y afinar el briefing.
El lugar
Un evento dentro de la ciudad es una cosa; uno fuera, con traslado y quizá hospedaje, es otra. Indica la ciudad y si hay estacionamiento o transporte, porque eso también cuenta.
El uso de las imágenes
Si solo se hacen fotos para el recuerdo interno, no cambia nada. Si se van a publicar en redes de la empresa o en publicidad pagada, hay que acordar medios, plazo y territorio. Lo explicamos a fondo en derechos de imagen y contratos en modelaje comercial.
Dos eventos «iguales» que cuestan distinto
Piensa en una empresa que pide tres edecanes por ocho horas, y compara dos casos:
- Caso A: una reunión de ventas entre semana, de día, en un salón de la ciudad, con registro de invitados y vestimenta formal que cada persona lleva consigo.
- Caso B: una expo en fin de semana, con jornada de montaje por la mañana, atención de un módulo con explicación de producto, uniforme de la marca que debe recogerse un día antes y fotos del equipo para publicidad.
Misma cifra de personas y de horas en papel, pero el segundo caso suma montaje, preparación, logística de uniforme y uso de imagen. Si pides «tres edecanes por ocho horas» sin más datos, ninguna agencia puede cotizarte con precisión, y la diferencia aparece después como cargos extra.
¿Qué datos reunir antes de pedir la cotización?
Con esta lista, tu cotización llegará completa a la primera:
- Fecha o rango de fechas del evento y su lugar.
- Horario completo de la jornada, incluido el montaje.
- Número de personas y qué hará cada una.
- Idioma, experiencia o características del perfil que realmente son necesarias.
- Vestimenta: si se pide ropa formal propia, si hay uniforme y quién lo paga.
- Si habrá fotografía o video del equipo y qué uso tendrá.
- Una persona de contacto del lado de tu empresa que coordine al equipo el día del evento.
Errores comunes al cotizar
- Pedir «lo más barato» sin definir funciones. Un precio bajo con funciones vagas termina en discusiones sobre qué estaba incluido.
- Ocultar horas de montaje o desmontaje. Salen el día del evento y el equipo no está para eso.
- Cambiar el alcance a último momento. Pasar de registro a atención de módulo sin avisar pide otra preparación y otro acuerdo.
- Dar por hecho el uso de imágenes. Lo que no se pacta antes no se asume después.
- Comparar solo la cifra final. Revisa que las cotizaciones incluyan lo mismo antes de decidir.
Cómo pedir tu cotización en Nova Talento
En Nova Talento no publicamos tarifas fijas porque dependen de los factores que acabas de leer. Envía tu solicitud de contratación con los datos de tu evento: una persona del equipo te contacta para afinar los detalles y preparar la cotización. No necesitas saber a quién quieres: puedes dejar la selección abierta y te proponemos perfiles.
Si tu evento es una expo, un congreso o una reunión de empresa, empieza por nuestra página de edecanes para eventos y expos en Monterrey. Si lo que necesitas son fotos para catálogo o campaña, mira modelos para marcas y catálogos. Y si todavía estás eligiendo con quién trabajar, te ayudará leer cómo elegir la agencia de talento correcta para tu marca.
